1. Inleiding

ALU MAAT hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en de integriteit van haar informatiebeveiliging. In dit privacy- en beveiligingsbeleid wordt uiteengezet welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welke doeleinden dit gebeurt, op welke rechtsgronden de verwerking berust en op welke wijze ALU MAAT de gegevens beveiligt.

Dit beleid is van toepassing op alle diensten, offertes, overeenkomsten, producten waaronder maatwerkproducten, webshopbestellingen, inmeet- en montageafspraken, alsmede alle communicatie via digitale en niet-digitale kanalen.

Dit beleid is tevens van toepassing op marketingactiviteiten, waaronder foto- en videoproducties, social media publicaties en influencer samenwerkingen.

ALU MAAT verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

2. Verwerkingsverantwoordelijke

ALU MAAT
Jan van Zutphenstraat 9
2037 VA Haarlem
Nederland

E-mail: info@alumaat.com
Telefoon: 085-250 21 14
KvK-nummer: 97131431
BTW-nummer: NL005250343B51

ALU MAAT treedt op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.

3. Persoonsgegevens die worden verwerkt

ALU MAAT verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van haar dienstverlening en marketingactiviteiten.

Het kan daarbij gaan om:

1. Voor- en achternaam.
2. Adresgegevens en afleverlocatie.
3. E-mailadres en telefoonnummer.
4. IP-adres en webshopaccountgegevens.
5. Bestel-, offerte- en klantgegevens.
6. Betalings- en factuurgegevens.
7. Productconfiguraties, maatvoeringen en technische specificaties.
8. Door klanten aangeleverde foto’s, schetsen en situatiedata.
9. Foto- en videomateriaal waarin personen herkenbaar in beeld kunnen zijn.
10. Communicatiegegevens via e-mail, telefoon, WhatsApp en formulieren.

ALU MAAT verwerkt geen bijzondere categorieën persoonsgegevens, tenzij deze door de betrokkene zelf onbedoeld worden verstrekt.

4. Wijze van gegevensverzameling

Persoonsgegevens worden verzameld wanneer:

1. Een bestelling wordt geplaatst via de webshop.
2. Een offerte of informatieaanvraag wordt ingediend.
3. Een inmeet- of montageafspraak wordt ingepland.
4. Contact wordt opgenomen via e-mail, telefoon of WhatsApp.
5. Een account wordt aangemaakt.
6. Klantgegevens, foto’s of maatvoeringen worden aangeleverd.
7. De website wordt bezocht.
8. Foto- of videoregistratie plaatsvindt op locatie of in opdracht van ALU MAAT.
9. Deelname plaatsvindt aan marketing-, social media- of influencer campagnes.

5. Doeleinden van verwerking

ALU MAAT verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor legitieme en welbepaalde doeleinden, waaronder:

1. Het opstellen van offertes en orderbevestigingen.
2. Het uitvoeren van overeenkomsten en levering van producten.
3. De productie van maatwerkproducten.
4. Het plannen en uitvoeren van inmeet- en montagewerkzaamheden.
5. Klantenservice en aftersales-ondersteuning.
6. Facturatie, administratie en betalingsverwerking.
7. Kwaliteitsverbetering van producten en dienstverlening.
8. Het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
9. Marketing- en promotiedoeleinden, waaronder publicatie van foto- en videomateriaal op website en social media, advertentie- en campagnegebruik van klantcases, samenwerking met influencers en content creators, merk- en productpromotie via externe kanalen.

6. Rechtsgronden voor verwerking

De verwerking van persoonsgegevens berust op:

1. Uitvoering van een overeenkomst.
2. Wettelijke verplichting.
3. Gerechtvaardigd belang, waaronder bedrijfsvoering, beveiliging en marketing van eigen producten.
4. Uitdrukkelijke toestemming, met name voor publicatie van foto- en videomateriaal van klanten, gebruik van portretmateriaal in marketing en social media, en influencer- en campagnecontent waarbij personen herkenbaar in beeld zijn.

Toestemming wordt afzonderlijk, specifiek en vrij verkregen en kan te allen tijde worden ingetrokken.

7. Maatwerkgegevens, foto’s, video’s en technische informatie

Voor de levering van maatwerkproducten verwerkt ALU MAAT gegevens zoals afmetingen, situatiefoto’s en technische specificaties.

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor:

1. Technische beoordeling en advies.
2. Productie en configuratie van maatwerk.
3. Inmeet- en montageondersteuning.
4. Uitvoering van de overeenkomst en serviceverlening.

De klant blijft verantwoordelijk voor de juistheid van aangeleverde informatie, waaronder maten, constructieve gegevens en situatiedetails.

7.1 Foto-, video- en marketingmateriaal (portretrecht)

ALU MAAT kan foto- en videomateriaal vervaardigen op locatie of in het kader van projecten waarbij klanten of derden herkenbaar in beeld kunnen komen.

Dit materiaal kan worden gebruikt voor:

1. Websitepublicaties.
2. Social media kanalen.
3. Marketing- en advertentiecampagnes.
4. Portfolio- en referentiedoeleinden.
5. Influencer- en samenwerkingscontent.

Gebruik van dergelijk materiaal vindt uitsluitend plaats:

1. Na voorafgaande toestemming van de betrokkene.
2. Op basis van een afzonderlijke schriftelijke overeenkomst, zoals een model release.
3. Met duidelijke specificatie van kanalen en gebruiksduur.

De betrokkene behoudt te allen tijde het recht om toestemming in te trekken, met inachtneming van redelijkheid en reeds gedistribueerde publicaties.

7.2 Influencer marketing en content creators

ALU MAAT kan samenwerken met influencers en content creators voor promotionele doeleinden.

In dat kader kunnen persoonsgegevens worden verwerkt, waaronder:

1. Naam, social media accountgegevens en content.
2. Beeldmateriaal waarin personen herkenbaar zijn.
3. Engagement- en campagnegegevens.

Deze verwerking vindt plaats op basis van:

1. Contractuele afspraken.
2. Gerechtvaardigd belang van marketing.
3. Waar nodig uitdrukkelijke toestemming.

ALU MAAT legt in afzonderlijke overeenkomsten vast:

1. Gebruiksrechten van content.
2. Duur en geografische reikwijdte van gebruik.
3. Toestemming voor hergebruik in advertenties, zoals whitelisting.
4. Naleving van toepasselijke reclame- en social media regelgeving.

8. Webshopaccounts en beveiliging

Klanten kunnen een account aanmaken om bestellingen te beheren en orderinformatie in te zien.

ALU MAAT treft passende technische en organisatorische maatregelen om accounts te beveiligen, waaronder:

1. Versleutelde verbindingen (TLS/HTTPS).
2. Wachtwoordbeveiliging en toegangscontrole.
3. Beperkte autorisaties binnen systemen.
4. Monitoring van ongeautoriseerde toegangspogingen.
5. Regelmatige software- en beveiligingsupdates.

9. Betalingen

Betalingen worden verwerkt via gecertificeerde externe betaalproviders, waaronder Shopify Payments en daaraan gekoppelde methoden zoals iDEAL, Klarna, creditcard, Apple Pay en Google Pay.

ALU MAAT slaat geen volledige betaalkaartgegevens op.

De verwerking van betalingen valt onder de beveiligings- en privacyvoorwaarden van de betreffende betaalprovider.

10. Verstrekking aan derden (verwerkers en ontvangers)

ALU MAAT verkoopt persoonsgegevens nooit aan derden.

Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor uitvoering van de dienstverlening, waaronder:

1. Hosting- en IT-dienstverleners.
2. Webshop- en softwareleveranciers.
3. Betaalproviders.
4. Transport- en logistieke partijen.
5. Productie- en leverancierspartners.
6. Montage- en servicepartners.

Indien gegevens worden gedeeld met leveranciers of fabrikanten, wordt dit beperkt tot strikt noodzakelijke gegevens zoals:

1. Technische specificaties en maatvoeringen.
2. Kleurcodes en configuraties.
3. Productgegevens en orderinformatie.

Aan leveranciers en marketingpartners kan tevens worden verstrekt:

1. Marketingmateriaal, zoals foto of video, indien toestemming is gegeven.
2. Influencer- en campagnecontent.
3. Beperkte persoonsgegevens noodzakelijk voor uitvoering van campagnes.

Contact- en adresgegevens worden uitsluitend gedeeld indien noodzakelijk voor levering of uitvoering van de overeenkomst.

Met alle verwerkers zijn, waar vereist, verwerkersovereenkomsten gesloten conform artikel 28 AVG.

11. Bewaartermijnen

ALU MAAT bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld of wettelijk verplicht is.

Indicatieve bewaartermijnen:

1. Offertes en contactaanvragen: maximaal 24 maanden.
2. Order-, factuur- en administratieve gegevens: 7 jaar wegens fiscale bewaarplicht.
3. Accountgegevens: zolang het account actief is.
4. Maatwerkgegevens en projectinformatie: zolang noodzakelijk voor uitvoering, garantie en service.
5. Communicatiegegevens: maximaal 24 maanden na laatste contactmoment, tenzij langer noodzakelijk.

Voor foto- en videomateriaal geldt:

1. Zolang toestemming niet is ingetrokken.
2. Zolang noodzakelijk voor marketingdoeleinden.
3. Daarna vindt verwijdering of anonimisering plaats binnen redelijke termijn, met inachtneming van back-ups en archieven.

12. Beveiliging van persoonsgegevens

ALU MAAT neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik of onrechtmatige verwerking.

Deze maatregelen omvatten onder meer:

1. Versleutelde datatransmissie (SSL/TLS).
2. Toegangsbeperkingen en autorisatiemanagement.
3. Fysieke en digitale toegangsbeveiliging.
4. Regelmatige updates en patchmanagement.
5. Logging en monitoring van systemen.
6. Interne procedures voor datalekken en incidentrespons.

13. Cookies en websitegebruik

ALU MAAT gebruikt uitsluitend functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het correct functioneren van de website en webshop.

Indien in de toekomst analytische of marketingcookies worden toegepast, zoals Google Analytics of vergelijkbare tools, zal dit beleid worden aangevuld en zal waar vereist vooraf toestemming worden gevraagd conform de Telecommunicatiewet en AVG.

14. Communicatie via WhatsApp en digitale kanalen

ALU MAAT maakt gebruik van communicatiekanalen zoals e-mail, telefoon en WhatsApp voor klantcontact, ondersteuning en uitvoering van overeenkomsten.

Persoonsgegevens die via deze kanalen worden verstrekt, worden uitsluitend verwerkt voor klantcommunicatie en uitvoering van de dienstverlening.

Klanten worden geadviseerd geen onnodige gevoelige of bijzondere persoonsgegevens via WhatsApp te delen.

15. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben op grond van de AVG de volgende rechten:

1. Recht op inzage.
2. Recht op rectificatie.
3. Recht op verwijdering, ook wel recht op vergetelheid.
4. Recht op beperking van verwerking.
5. Recht op dataportabiliteit.
6. Recht van bezwaar.
7. Recht om toestemming in te trekken, indien van toepassing.

Verzoeken kunnen worden ingediend via: info@alumaat.com

ALU MAAT reageert uiterlijk binnen de wettelijke termijn van één maand.

16. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

ALU MAAT streeft ernaar persoonsgegevens uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken.

Indien gegevens toch buiten de EER worden verwerkt via derden, bijvoorbeeld software- of cloudproviders, geschiedt dit uitsluitend onder passende waarborgen conform hoofdstuk V AVG, zoals standaardcontractbepalingen.

17. Datalekken en beveiligingsincidenten

In geval van een vermoedelijk datalek treft ALU MAAT onverwijld passende maatregelen om schade te beperken en herhaling te voorkomen.

Indien wettelijk vereist, wordt een datalek gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of betrokkenen conform de AVG.

18. Klachten

Indien een betrokkene een klacht heeft over de verwerking van persoonsgegevens, kan contact worden opgenomen met ALU MAAT via info@alumaat.com.

Daarnaast bestaat het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

19. Wijzigingen van dit beleid

ALU MAAT behoudt zich het recht voor dit privacy- en beveiligingsbeleid te wijzigen. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op de website.

Op bestaande verwerkingen blijft het beleid van toepassing zoals dat gold op het moment van verzameling van de persoonsgegevens, tenzij wettelijke verplichtingen anders bepalen.